Upravljanje timom na daljinu

Istraživači su zaključili kako je prelazak na rad na daljinu prouzrokovao pomak od komunikacije u stvarnom vremenu, poput telefonskih poziva i sastanaka, prema manje neposrednoj komunikaciji, poput e-pošte i slanja poruka. Rad na daljinu smanjio je komunikaciju između različitih odeljenja. A to bi, strahuju istraživači, moglo smanjiti pristup novim informacijama i znanju.

Loša organizacija, naročito kad zaposleni nisu u neposrednoj fizičkoj blizini, utiče na njihovu produktivnost i poslovne rezultate. O pozitivnim stranama rada na daljinu često se govorilo i pisalo: više slobodnog vremena, manji troškovi putovanja, štednja na garderobi, itd... No, takav rad ima i svoje nedostatke. Menadžeri često strahuju da njihovi zaposleni neće raditi tako naporno ili učinkovito, a oni se pak žale da nemaju dovoljnu podršku s vrha. Umesto da dobiju više slobodnog vremena, često ga troše na potragu za odgovorima na neka zapravo jednostavna pitanja koja se tiču poslovanja, radnih procesa ili međuljudskih odnosa. No, ma koliko god rad na daljinu bio pun izazova, postoje i relativno brzi i jeftini načini kako bi stvari tekle glatko.

Dnevni rituali

Za početak, dobro je uspostaviti jasno strukturirane dnevne rituale koji uključuju svakodnevne pozive i razgovore s udaljenim zaposlenima. To može biti niz međusobnih poziva ili timski razgovor. Bitno je da pozivi budu redovni i predvidljivi, da bi zaposleni znali kako postoji vreme i mesto gde se mogu savetovati i izneti svoje brige i pitanja.

E-pošta nije dovoljna; video konferencije omogućuju razgovore licem u lice i pomažu u smanjenju osećaja izolacije. Video je posebno koristan za osetljive razgovore jer je kontakt očima, iako na daljinu, uvek prisniji od pisane ili samo zvučne komunikacije.

Mudar menadžer obavestiće zaposlene o najboljem načinu i vremenu da se kontaktira tokom radnog dana (npr. "Obično sam popodne dostupan za ad hoc telefonske ili video razgovore, ali ako je nešto hitno, slobodno mi pošaljite poruku").

Neformalni razgovori

Veoma je važno dobro strukturirati načine na koje zaposleni mogu ostvariti društvenu interakciju, odnosno povesti neformalne razgovore. Najbolje je odvojiti deo vremena na početku timskih poziva samo za "ćaskanje" i razmenu "tračeva". Poželjno je organizovati virtualne pica zabave, na kojima se pica dostavlja svim članovima tima u vreme video konferencije, ili virtualne kancelarijske zabave u kojima se paketi s hranom i pićem mogu unapred poslati da se otvore istovremeno. Preterano? Iskusni menadžeri reći će kako takva virtualna događanja smanjuju osećaj izolacije i podstiču osećaj pripadnosti.

Ohrabrenje i emocionalna podrška 

Važno je da menadžeri prepoznaju stres, saslušaju kakve brige more zaposlene i da pokažu kako saosećaju s njima. Pitajte ih kako su i pažljivo saslušajte odgovor; dajte im do znanja da ste ih pažljivo saslušali. Dobri menadžeri priznaju zaposlenima pravo na stres i teskobu i pokazuju svoje poverenje u tim trenucima koristeći izraze poput "imamo ovakvu situaciju", ili "ovo je teško, ali znam da to možemo podneti", ili "hajde pronaći ćemo način da iskoristimo svoje snage". Uz ovakvu podršku zaposleni će izazove prihvatati s osećajem svrhe i lakše se usredsrediti na posao. 

Pokažite fleksibilnost

Svaki član tima ima drugačije domaće okruženje. Neki će imati supružnike i decu, drugi su samci. Neki imaju radne sobe, neki sede u kuhinji, spavaćoj sobi ili računar drže na dasci za peglanje. Nekima deca kreću u školu, neki imaju krizu u odnosima. Poenta je u tome da menadžer mora razumeti jedinstvene okolnosti svakog zaposlenog. 

Pratite napredak

Zaposleni bi menadžerima trebali dati uvid u svoje rasporede rada, zajedno sa zadacima za koje se očekuje da će ih obaviti u zadanom roku. To će smiriti strahovanja i timu dati strukturu, potrebnu da ispuni svoju ulogu. Ključno je sledeće: samo zato što zaposlene ne možete videti kako rade, to ne znači da se posao ne završava. Treba verovati procesu.

Važnost (dobre) komunikacije

Komunikacija je ključ uspeha. Zaposlene treba jasno i na vreme obavestiti o rokovima, raspoloživim resursima i izazovima vezanim za posao, ali i očekivanjima "s vrha". Velik je izbor komunikacijskih alata, treba samo odabrati one koji najbolje odgovaraju timu: e-pošta, poruke, telefonski pozivi, video chatovi, intranet kanali... Važno je pronaći tu osetljivu ravnotežu između zagušenja porukama i komunikacijske tišine. Uostalom, učestalost komunikacije može se razlikovati među zaposlenima. Zapravo, najbolje je pitati zaposlene kako žele da se njima upravlja dok rade na daljinu. Tako se stiče dodatni utisak o tome kako zaposleni održavaju tempo rada i visoku produktivnost. Bitno je ne preterati i ne staviti se u ulogu "velikog brata". Preveliki nadzor zaposlenima može značiti da nemate poverenja u njih. A ako oni jasno komuniciraju i ispunjavaju ciljeve i rokove, zašto im ne biste verovali?

Oduprite se porivu za mikro upravljanjem

Nije dobro zaposlenima viriti preko ramena ni kad su u uredu pa to ne biste trebali činiti ni kad su udaljeni. Redovne pojedinačne prijave pomažu menadžerima izbeći zamke mikro upravljanja i istovremeno im omogućuju da zadrže odnos prema zaposlenima i pružaju im priliku da informacije teku u oba smera. 

Ne zaboravite slušati

Najuspešniji menadžeri su dobri slušaoci, komuniciraju s poverenjem i poštovanjem, raspituju se o radnom opterećenju i napretku bez mikro upravljanja i ne preteruju u komunikaciji. Mesečne i tromesečne ankete u kojima će zaposleni reći šta misle i kako se osećaju te šta bi menjali u načinu rada korisna su metoda. No, oprezno s time. Tražite li povratne informacije od zaposlenih, morali biste i nešto preduzeti po tom pitanju.