Ni premalo ni previše komunikacije nije dobro. Evo kako ćete uravnotežiti upravljanje radom na daljinu

Dok se firme nose s logističkim odlukama koje se odnose na celu firmu, menadžeri koji proizvodnim procesima upravljaju na daljinu suočeni su s jedinstvenim izazovima: koordinacijom timova u različitim vremenskim zonama, traženjem ravnoteže između posla i života u virtualnom okruženju, borbom protiv usamljenosti članova tima... Puno je izazova, a samo jedno je jasno – virtualni jaz između zaposlenih i menadžera može se premostiti samo komunikacijom.

Čak  46% ispitanika smatra da je menadžerima efektno komuniciranje na daljinu postalo prioritet, pokazuje izveštaj Reworking Work. Istovremeno, takva komunikacija nije jednostavna jer i preterano i nedovoljno komuniciranje imaju svoje negativne strane.

Loša komunikacija u opasnost dovodi ispunjavanje ciljeva tima, projekti kasne, a poslovi se nagomilavaju. S druge strane, menadžer koji previše komunicira bespotrebno troši dragoceno vreme, demotiviše članove svog tima i upušta se u mikroupravljanje do tačke izgaranja. Zlatna sredina između dve krajnosti postoji, a postoje i načini na koje menadžeri koji upravljaju na daljinu mogu poboljšati svoje verbalne i pismene veštine na internetu i pronaći ravnotežu između preterane i nedovoljne komunikacije. 

Uvedite česte sastanke 1-na-1 i budite otvoreni za povratne informacije

Zakazivanje sastanaka 1-na-1 sa svojim zaposlenima jedan je od najboljih i najefektnijih alata kojima raspolažu menadžeri. Guglov Project Oxygen pokazao je da takvi sastanci direktno utiču na ukupni učinak menadžera. Što je više takvih sastanaka, to je učinak menadžera veći.

Sastanci 1-na-1 izvrsna su prilika menadžerima da iskreno porazgovaraju sa zaposlenima, ojačaju odnose i iskrenije komuniciraju. Menadžerima je to prilika da poboljšaju svoje veštine treniranja i mentorstva, davanja povratnih informacija i slušanja konstruktivne kritike. Tokom ovih sastanaka menadžeri bi trebali da se usredsrede na nekoliko pitanja:

• Šta vam je na umu ove radne nedelje? Koji su vaši planovi i prioriteti?
• Zadnji put kad smo razgovarali, pričali ste o izazovu; kako sada stojite s time, da li se nešto promenilo?
• Koliko se osećate usklađeni s putem kojim ide naša firma?
• Kakve povratne informacije imate za mene?

Postavite komunikacijske smernice

Nekad su se menadžeri mogli osloniti na to da će prići zaposlenom ili s vrata podviknuti: ,,Hej, ekipo, ovo je ono što radimo ove radne nedelje", ali tako se više ne može poslovati. U uslovima rada na daljinu komunikacija mora biti jasna i precizna, kao i kanali preko kojih se komunicira. Izuzetno je važno da menadžeri postave jasna pravila o tome kako, kada i koje komunikacijske alate treba koristiti za rad u virtualnim timovima. Kada koristiti Slack? Koje situacije zahtevaju e-poštu? U kojim okolnostima treba zakazati ad hoc sastanak? 

Šta se događa s projektom i kako se razvija možete pratiti pomoću aplikacija kao što su Trello, ProofHub, Workzone, Podio, QuickBase ili Taskworld; svaka od njih ima svojih prednosti i mana i na vama je da izaberete onu koja vam najviše odgovara. No, ako bi projekt imao koristi od kreativne i energične razmene ideja, zakažite telefonski poziv. Videopozive upotpunite tradicionalnom e-poštom za komunikaciju na razini firme. Poruke šaljite tokom radnog vremena, u zavisnosti od geografske lokacije zaposlenih ako radite na svetskoj razini, a komunikacija u hitnim slučajevima treba biti putem telefona.

Izbegavajte mikroupravljanje

Mikromenadžment može biti skup stil upravljanja i može narušiti moral zaposlenih, izazvati veliku fluktuaciju osoblja, smanjiti produktivnosti i izazvati ukupno nezadovoljstvo u kompaniji, pokazalo je istraživanje Sveučilišta Southern Illinois.

Ne moraju svi razgovori biti sastanak, a menadžeri moraju paziti na granice koje ne bi trebali da prelaze upravljajući timom na daljinu. Izbegavajte stalno traženje ažuriranja statusa jer se to može shvatiti kao nedostatak poverenja u članove tima, a to je klizav teren na kom se ne želi naći nijedan mudar menadžer.

Zaposlenima objasnite ciljeve koje bi trebali da postignu, a zatim ih pustite da sami shvate detalje i pohvataju konce. Mikroupravljanje je gubljenje vremena samo po sebi, a još je gore u udaljenim timovima gde ne možete videti članove tima i gde je komunikacija zbog toga sporija nego kad ste svi fizički na okupu.

Prikočite, jer mikroupravljanje kod zaposlenih može izazvati pojavu "sindroma varalice", osećaja manje vrednosti koji je prisutan uprkos očiglednom uspehu, a češće pogađa ženske članove tima. Mikroupravljanje je glavni razlog mnogih razočaranja i gubitka motivacije pa pripazite da ne preterate i povucite se na vreme. 

Investirajte u digitalne alate

Postoje dva oblika komunikacije kojih bi udaljeni timovi trebali biti svesni: sinhrona i asinhrona. Sinhrona komunikacija uključuje svaki oblik komunikacije koji se događa u stvarnom vremenu uz trenutni odgovor. Asinhrona komunikacija uključuje svaki oblik komunikacije koji se ne događa u stvarnom vremenu, a odgovori se javljaju povremeno.

Na tradicionalnim radnim mestima komunikacija se odvija isključivo sinhrono. Sastanci su sinhroni. Kada neko priđe stolu da u prolazu postavi pitanje, i to je sinhrono. No, promenom radnih navika obrasci komunikacije postali su hibridni pa danas unutar timova koegzistiraju obe vrste komunikacija. Na menadžerima je kako i koje alate žele implementirati za rad s timom.

Asinhrona komunikacija ima uticaj na timove koji rade u različitim vremenskim zonama, jer se ne očekuje trenutni odgovor. To takođe pomaže u održavanju visoke razine produktivnosti jer se zaposleni mogu usredsrediti na posao, bez pritiska da odgovaraju na poruke ili e-poštu izvan radnog vremena.

Prednosti sinhronih alata su očigledni. Komunikacijski kanali kao što su Zoom, Google Hangouts ili Slack korisni su za ad hoc sastanke i rešavanje iskrslih problema. Za ovu vrstu komunikacije važno je da vođa tima pred sobom ima jasne ciljeve i da u razgovor uključuje samo ljude koji zaista treba da budu uključeni u donošenje odluka.

Pronađite ravnotežu

Kako bi razvio zdrav odnos i podstakao produktivnost u udaljenom ili hibridnom okruženju, menadžer mora pronaći ravnotežu i poboljšati način komuniciranja sa svojim timom. Ničega previše i ničega premalo i uvek u pravo vreme, to je put kojim treba kročiti. Tako ćete najlakše izgraditi dobar odnos sa zaposlenima, preneti im svoje zahteve i iz njih izvući ono najbolje, za njih, za firmu i vašu menadžersku poziciju.