Najbolje onboarding prakse za frontline zaposlene

Dakle, šta sve ovo znači? Za početak, ako radite s frontline zaposlenima, pravila za onboarding su drugačija, naročito usred Velike ostavke. Velika potencijalna razlika je ličnost zaposlenog i znanje/veština koju unose u ulogu. Mnogi korporativni radnici angažovani su kao stručnjaci, što znači da se njihov onboarding i obuka usredsređuju na upoznavanje firme i internih procesa. 

Frontline zaposleni često stupaju na posao po prvi put ili s ograničenim relevantnim iskustvom. Jedna osoba može imati godine iskustva u obavljanju sličnih poslova, dok druga započinje svoj prvi posao. Frontline onboarding mora biti osmišljen tako da se prilagodi ovoj stvarnosti i da se ljudi upoznaju s osnovama posla što je pre moguće kako bi se zatvorile operativne praznine. 

Osim toga, frontline zaposleni se obično zapošljavaju jer su potrebni na poslu. Zato oni nemaju vremena za dane ili nedelje treninga. Onboarding mora biti osmišljen tako da ih što pre uvede u tok rada, a da pritom pokriva potrebna znanja, veštine i zahteve za usklađenost. 

Imajući sve to na umu, pazite da se pridržavate sledećih najboljih praksi onboardinga za frontline radnike. 

8 osnovnih onboarding praksi za frontline zaposlene  

Sledeći saveti primenjivi su na sve vrste frontline radnika, bilo da rade u prodavnici/restoranu ili u kancelariji. Važno je napomenuti da neke frontline uloge (poput kancelarijskih) mogu potrajati nekoliko dana ili čak nedelja da se dovrše, ali sledeći koraci su prilično univerzalni za efektan onboarding zaposlenih. 

1. Budite spremni

Prvo se pobrinite da znate uslove zapošljavanja i onboardinga. Vjerojatno ćete morati da uključite više ljudi u proces: nekoga ko će pripremiti novu papirologiju za zaposlenje, nekoga da nadgleda obuku i orijentaciju, nekoga da vodi računa o rasporedu, itd… Sastanite se sa svim članovima tima na vreme i osigurajte da razumeju i rešavaju svoje uloge. 

Sva papirologija – uključujući ugovore, obrasce za plate i obrasce za ispunjavanje uslova za zapošljavanje – bi trebalo da bude spremna da ih zaposleni unapred ispuni. Koristite digitalne alternative gde je to moguće kako biste ubrzali proces, a zatim odmah unesite svog novog zaposlenog u odgovarajuće sastave kako bi mogli početi raditi što je pre moguće. 

2. Dajte zaposlenom odgovore na pitanja s prvog dana

Svi znamo koliko može biti zastrašujuće ući u nepoznatu radnu ulogu već prvog dana. Zato je izuzetno bitno omogućiti novi e-mail o zaposlenju, dokument ili tekstualne poruke koje sadrže osnovni pregled o tome kako krenuti, kao i odgovore na uobičajena pitanja. 

Želite razjasniti ključne informacije kao što su:

• Vreme i datum početka (i kada očekivati kompletan raspored rada)
•  Informacije o parkiranju
• Kodeks oblačenja
• Stopa i raspored plaćanja
• Prednosti
• Bilo koji sigurnosni kod
• Gdje ići nakon dolaska
• Šta poneti na radno mesto
• Kome se obratiti za sva pitanja
• Opšti plan i očekivanja za prvi dan/nedelju

Takođe može biti umirujuće navesti imena ljudi koji će biti dostupni da vašem novom zaposlenom pokažu kako obavljati posao kada stigne. 

3. Izradite plan obuke za novo zapošljavanje

Pobrinite se da znate zahteve za znanjem i veštinama za svako radno mesto i da imate dosledan pristup obuci. Ostanite fokusirani na ono što zaposleni treba da zna u prvih nekoliko nedelja, a ne nužno na sve što će morati da zna da bi savladao posao. 

Na primer, počnite s osnovama kao što su usklađenost, sigurnost i osnovni procesi. Nemojte se toliko usredsrediti na sporedne stvari koje mogu pokupiti kroz stalna iskustva — kao što su kultura i istorija firme, pojedinosti o znanju o proizvodu, itd… 

4. Navedite izvor resursa  

Dajte ljudima mesto na kojem mogu pronaći odgovore na uobičajena pitanja. Na primer, možete dati rečnik firme kako bi ljudi mogli pratiti razgovore s minimalnim znanjem ili popis stručnjaka kako bi ljudi znali kome da se obrate s određenim pitanjima. Vaš popis resursa takođe može uključivati opšte dokumente o onboardingu, politiku firme i sve druge relevantne dokumente koje bi zaposleni mogli s vremena na vreme ponovno pregledati. 

Ovi resursi bi trebalo da budu lako dostupni preko mobilnog telefona kako bi zaposleni mogli doći do informacije dok rade ili na svom uređaju – bez potrebe za traženjem registratora ili posećivanjem kancelarije menadžera kako bi upotrebili kompjuter.

5. Ubrzajte onboarding personalizovanom obukom

Nemojte prisiljavati nove zaposlene da prolaze kroz obuku koja im nije potrebna. Trening uvek treba da bude prilagođen pojedincu. Na početku odredite znanje i veštine svake osobe, a zatim se fokusirajte samo na nedostatke kako bi što pre mogli krenuti s radom. 

Koristeći frontline LMS kao što je Axonify, možete jednostavno prilagoditi obuku svakom pojedincu i osigurati da dobije maksimalnu vrednost u najkraćem vremenu. Axonify pruža obuku u kratkim intervalima i koristi veštačku inteligenciju kako bi identifikovao praznine u znanju i prilagodio iskustvo učenja u skladu s tim. Naše lekcije mikro učenja pomažu organizacijama da razlože sadržaj kako bi se fokusirale na samo potrebne informacije, koje se zatim mogu brže usvojiti i brže uvesti ljude u rad. Zatim, svakodnevni Axonify trening može ojačati kritičko znanje i uvesti nove teme tokom sesija od 3 do 5 minuta dnevno koje se uklapaju čak i u najprometnije radne dane. 

6. Neka društvene veze budu prioritet

Spojite novozaposlenog s posvećenim vršnjakom/trenerom/prijateljem kako bi se odmah imali s kime povezati. Povezivanje je broj 1 od 8 elemenata uspešnog onboardinga, jer izgradnja tih veza odmah može napraviti veliku razliku za angažman zaposlenog i konačni uspeh. 

Dotični “mentor“ novozaposlenog kojeg ste odabrali bi trebalo da ima vremena za razgovor i da pruži pomoć novom članu tima da se oseća kao kod kuće. Pobrinite se da daju prioritet upoznavanju novih zaposlenih s drugim radnicima kao deo procesa. Moraćete unapred da pripremite svoje trenere kako da podstaknu ove društvene interakcije i predstave pozitivnu kulturu kompanije. 

“Mentor“ bi trebalo da bude kolega, a ne menadžer. Želite nekoga ko će pomoći novom zaposlenom da se oseća kao deo tima. Novom zaposlenom bi takođe bilo prijatnije da postavlja određena pitanja članu tima koji nema ovlašćenja nad njima. 

7. Komunicirajte rano i često

Za menadžere je važno da budu proaktivni tokom prvih dana i nedelja zapošljavanja novog čoveka. Oni bi trebalo da se povežu sa zaposlenim prvog dana, a zatim da se priključe tokom onboardinga kako bi osigurali da se zaposleni oseća spremnim, da može postavljati pitanja i da razume njihova očekivanja. Kako menadžer identifikuje pitanja i nedoumice zaposlenih, po potrebi može pružiti coaching ili mentorstvo. 

Ako ima slobodnog vremena, takođe je dobra ideja povremeno posmatrati nove zaposlene na delu tokom tih početnih smena. Posmatrajući supervizor može utvrditi gde je zaposleni izvanredan, a gde mu je potrebno dodatno podučavanje. Trening se tada može u skladu s tim optimizovati. 

8. Neka se računa proces onboardinga zaposlenog

Istraživanje iz 2018. pokazalo je da je 33% zaposlenih dalo otkaz u prvih 90 dana. Kao što je ranije navedeno, fluktuacija je naročito velika među frontline radnicima i među radnicima u privredi nakon 2020. godine. Ne možete sebi priuštiti da izgubite jednu trećinu novih zaposlenih u ovoj ekonomiji. Efikasan program onboardinga može biti značajan ne samo za zadržavanje zaposlenih, već i za smanjenje poremećaja u vašem poslovanju kada zaposleni odu. 

Zato nemojte onboarding tretirati samo kao neizbežan proces postavljanja i ispitivanja. Napravite plan za efikasan proces onboardinga, učinite ga važnim i smatrajte ga ulaganjem u dugoročno zdravlje vaše organizacije. 

Izvor: https://axonify.com/blog/onboarding-best-practices/