17.08.2021.
Misija se čini teškom, ali nije nemoguća. Naravno, ništa se ne događa preko noći. Čak i ako znate koje korake treba da preduzmete, to ne znači da će zaposleni već sledećeg dana početi raditi produktivnije. No, strpljenje se na kraju isplati.
Moć povratnih informacija
Kompanije koje opstaju na tržištu, i pored toga još rastu, uvek pronalaze nove načine da budu još uspešnije. Takav pristup stalnog usavršavanja zasnovan je na povratnim informacijama kupaca, prodavaca, zaposlenih ... Zato je važno da svaki zaposleni dobije povratnu informaciju. U suprotnom, može se desiti da zaposleni neefikasno rade svoj posao, a da toga nisu ni svesni.
Istraživanja pokazuju da 82% zaposlenih ceni povratnu informaciju. Ali u isto vreme, čak 62% njih smatra da su informacije koje dobijaju s vrha - nedovoljne. Da biste to izbegli, izbegavajte opšte komentare. Zaposlenima treba jasno reći šta je dobro, a šta nije. Povratne informacije treba da budu specifične i orijentisane na rešenje. Zaposleni treba da razumeju u čemu je problem i kako se mogu poboljšati. U svakom slučaju, komentare u vezi sa ličnošću zaposlenih treba izbegavati i fokusirati se na njihovo ponašanje i efikasnost, uz pružanje smernica o tome kako se oni mogu poboljšati.
I na kraju, najvažnije: javno hvalite, privatno kritikujte. Dobar menadžer nikada javno ne kritikuje članove svog tima.
Podsticanje zaposlenih
Nije neko otkriće, ali menadžeri često zaboravljaju ono što dobre i uspešne gazde znaju od pamtiveka: nagrade i podsticaji povećavaju efikasnost. Više studija u različitim zemljama pokazalo je da prepoznavanje i nagrađivanje nečijeg truda među zaposlenima stvara osećaj da su oni cenjeni. A to je pak jedan od ključnih pokretača efikasnosti. Veća plata i materijalni bonusi uvek su dobrodošli, no nije sve u novcu; dodatni slobodni dani, poziv na ručak ili večeru, poneki raniji odlazak s posla, ili kasniji dolazak u ponedjeljak, nakon lepo provedenog vikenda, sve se to dobrim vraća. Dobrog radnika vredi pohvaliti pred šefom, a zahvaljujete li se pismeno nekom zaposlenom, nemojte u "cc" zaboraviti ukucati i ime nadređenog. Ideje su brojne; od javne pohvale do osiguranog parkinga i nove opreme na radnom stolu...
Posvetite pažnju timskom duhu
Živimo u svetu u kojem je primarni fokus usmeren na to da klijenti budu zadovoljni. Istovremeno, vlasnici kompanija često zaboravljaju na svoju glavnu imovinu - zaposlene, pogotovo kad je reč o efikasnosti. Velikim sistemima nije teško zaposliti eksperta za izgradnju tima. No, to možete organizovati i sami; internet je prepun predloga koje potpisuju stručnjaci. Kako bilo, izgradnja tima i očuvanje dobrih odnosa u njemu ključ su efikasnosti zaposlenih. Srećni i zadovoljni ljudi ne njurgaju i lakše se posvećuju poslu za koji su plaćeni.
Koristite grupne razgovore
Iako nam se čini da će nas tehnologija progutati, sažvakati i ispljunuti, brojna istraživanja ukazuju na to da zaposleni za nedovoljnu produktivnost često okrivljuju upravo manjak tehnologije na radnom mestu. Činjenica je da bi većina zaposlenih širom sveta mogla biti puno efikasnija da ima pristup najnovijim tehnološkim dostignućima, naročito alatima i softveru za povećanje produktivnosti. Milijarde dolara bacaju se u vetar zbog problema u komunikaciji. A jedno, ma kako jednostavno, grupno ćaskanje može poboljšati učinkovitost komunikacije. Hitni problemi mogu se rešiti brže, a važna pitanja mogu dobiti odgovore u kratkom roku.
Pojednostavite rutinske zadatke
Rutinski poslovi troše dragoceno vreme. Neki od ovih zadataka mogli bi se pojednostaviti uz pomoć tehnologije ili pojednostavljenja procesa. Zaposleni neretko dele sisteme i dokumente zaštićene lozinkom koju moraju unositi svaki put kad ulaze u sistem. Alat za upravljanje lozinkama olakšava pristup datotekama, štedi vreme zaposlenima i povećava sigurnost podataka. Kad se podvuče crta, to znači da će produktivnost rasti jer će zaposleni više vremena moći posvetiti važnijim stvarima.
Naoružajte zaposlene potrebnim znanjima
Jedna od najvećih grešaka koje prave moderni menadžeri je uskraćivanje obuke zaposlenicima jer to "košta i troši vreme". Prepuštanje zaposlenima da se sami snalaze i "uče u hodu" najgora je stvar koju može učiniti neki menadžer jer efikasnost operacija zavisi od toga koliko članovi nekog tima znaju šta treba da rade i kako će to uraditi. Učenje u hodu je moguće, ali definitivno nije delotvorno. Umesto da pustite zaposlene da se sami snalaze, pametnije ih je naučiti šta i kako. Početnim ulaganjem rešićete se beskrajnog ponavljanja odgovora na uvek ista, jednostavna pitanja i ispravljanja grešaka do kojih nije ni trebalo doći.
Mnogi menadžeri ne žele ulagati u svoje zaposlene jer ne postoji garancija da će ih zadržati nakon što se na njih potroši toliko vremena i novca. Istina, što su ljudi veštiji u svom poslu, njihova cena na tržištu raste. Neki će ljudi otići i potražiti bolje plaćenu poziciju. No, treba se zapitati šta je gore: uložiti u nekoga ko će otići ili uopšte ne ulagati u one koji ostaju?
Rad na daljinu
Sve do pandemije kompanije nisu odobravale zaposlenima da rade od kuće; mislilo se da neće biti dovoljno produktivni kada nisu u kancelariji. Stvarnost je, međutim, suprotna - studije dokazuju da su oni koji rade na daljinu, odnosno od kuće, često produktivniji od svojih kolega koji duge sate provode u kancelariji. Bolest člana porodice, očekivanje majstora, automobil na servisu... brojni su razlozi zbog kojih su zaposleni morali uzimati slobodne dane kako bi taj dan ostali kod kuće, a najveći deo posla mogli su odraditi i kad nisu bili u kancelariji. Gubitak radnog dana svakako je manje efikasan od insistiranja na formi.
Stop sastančenju
Većina sastanaka traje između 30 i 60 minuta. Zaposleni smatraju da je trećina svakog sastanka potpuno neproduktivna. To je 10 do 20 minuta izgubljenih po sastanku. Ako održavate samo dva sastanka svake nedelje, to je 20 do 40 izgubljenih minuta nedeljno. Tokom jedne godine to raste od 1000 do 2000 izgubljenih sati. A to je puno vremena koje su zaposleni mogli provesti radeći svoj posao.
Mnogo problema možete rešiti e-poštom ili slanjem poruke. Većina otvorenih pitanja ne zahteva sastanak svih zaposlenih. Produktivni sastanci ne mogu bez unapred dogovorenog dnevnog reda s jasno postavljenim ciljevima. Sve drugo je bacanje vremena i novca u vetar.
Odličan alat za ispitivanje organizacione kulture, OCAI, ispituje i analizira rezultate koji se zatim prikazuju kao slika kako vaša organizacija funkcioniše i koje su njene stvarne vrednosti.