Davanje 360 feedbacka – saveti za menadžere i coacheve

Evo nekoliko smernica i saveta za menadžere i coacheve kako se pripremiti za taj razgovor i dati osobi koristan feedback. 

Pripremite se za feedback sastanak

• Proverite da li ste upoznati sa svrhom i važnošću feedback procesa. Zašto je pokrenut feedback proces?
• Proverite da li ste upoznati s formatom i ključnim podacima u izveštaju.
• Istaknite ključne uvide i teme o kojima biste mogli razgovarati sa sagovornikom.
• Upoznajte se s razvojnim resursima i alatima dostupnim vašem sagovorniku. Potvrdite sledeće korake i pratite radnje s onima koji vode projekt 360 feedbacka.
• Pojasnite ulogu drugih učesnika uključujući menadžera, HR saradnika i druge resurse kao što su eksterni coachevi.
• Proverite da li ste postavili logistiku uključujući datum, vreme, prostoriju (ako je licem u lice), podatke za kontakt (ako je telefonom) i/ili tehnologiju (ako se sprovodi virtualno putem Zooma, Teamsa ili druge platforme). Koji god pristup odabrali, pobrinite se da davanje feedbacka bude obavljeno u tihom, poverljivom okruženju, bez ometanja.
• Ako je sagovorniku omogućen pristup izveštaju pre sastanka, podstaknite ga da ga pregleda. 

Podelite feedback

Predlažemo da feedback strukturirate u tri koraka. 

1. Uspostavite kontekst

• Ako niste upoznati s kontekstom rada osoba koje primaju feedback, odvojite nekoliko trenutaka da prođete kroz  ključne tačke njihove karijere. To će vam dati neke uvide u njihova ključna iskustva i postignuća.
•  Zamolite sagovornike da podele bilo kakve uvide i/ili razmišljanja iz prethodnih procena i/ili feedback procesa – ono što je prethodno identifikovano kao njihove ključne prednosti i razvojna područja. Takođe biste ih mogli zamoliti da podele sopstvenu perspektivu o područjima koja smatraju ključnim snagama i područjima za poboljšanje.
• Zamolite ih da podele svoje sadašnje i buduće radne prioritete kako bi se feedback mogao razmotriti u kontekstu tih prioriteta.
• Ako je Vaš sagovornik već dobio pristup izveštaju, zamolite ga da podeli sve početne reakcije koje bi mogle biti od velike važnosti. 

2. Prođite kroz feedback

• Započnite pregledom najvažnijih trendova u kružnom dijagramu ili popisu kompetencija. Otkriva li to obrazac na koji način se osoba procenjuje – da li je preblaga ili prestroga prema sebi?
  
• Pregledajte rezultate za skrivene snage i skrivene slabosti. To su svojevrsne slepe tačke procenjivanih osoba gde se njihova perspektiva na sopstvena ponašanja razlikuje od one njihovih procenjivača. Često se pojavljuju kada veštine ili ponašanja nisu potrebni za trenutni posao pojedinca ili kada ih je pojedinac pokazao, ali nikada nije imao priliku da dobije povratnu informaciju o njima. Slepe tačke takođe mogu proizaći iz neprihvatanja povratnih informacija za poboljšanje kada su ponuđene. Odvojite vreme kako biste bili sigurni da sagovornik u potpunosti razume sve ocene, čak i ako se ne slaže s njima. Skrivene snage su takođe područja kojih on nije svestan i moguće je da mu treba pomoć u definisanju načina kako ih može više iskoristiti.
• Pregledajte otvorene komentare koji često mogu biti snažan pokazatelj holističkih snaga i razvojnih prilika. Dok pregledate komentare, potražite reči i teme koje se ponavljaju. Otvoreni komentari takođe mogu dodati kontekst određenim procenama sposobnosti.
• Nakon što ste razmotrili važne teme, počnite da istražujete detaljne rezultate prema kompetencijama i ponašanju. Prema dizajnu, proces 360 feedbacka prikuplja podatke od više osoba (npr. menadžera, direktnih podređenih i kolega) kako bi učesnici mogli uporediti kako ih oni s različitim perspektivama ocenjuju za ista ponašanja. Raspon rezultata unutar određene grupe ispitanih može rasvetliti bitne razlike između njih.

Plan za razvoj

• Usredsredite se na područja koja su važna za posao i ulogu pojedinca.
• Razmotrite mogućnost razvoja određenih kompetencija i ponašanja. Neke sposobnosti i ponašanja biće teže razviti i zahtevaće više truda da se promene.
• Razmotrite kako da prilagodite različita ponašanja za različite situacije. Ne radi se uvek o jedinstvenom pristupu.
• Ne gubite iz vida snage. Istraživanja pokazuju da čak i mali napredak u jakim stranama osobe može imati veći učinak nego pokušaj promene slabosti.
• Razmislite o atributima ličnosti i motivatorima koji bi mogli uticati na ponašanje. Često ih je teže promeniti i zbog toga mogu da zahtevaju bolje lično upravljanje.
• Razmotrite šta je moguće postići – u nekim slučajevima, svodi li se to na upravljanje određenim ponašanjima, a ne toliko na pokušaj promene ili razvoja većeg broja veština i ponašanja?
• Usmerite se na određena ponašanja. Ne preuzimajte previše na sebe. Ponekad su potrebna vrlo specifična prilagođavanja i manje zahtevaju promenu cele kompetencije.
• Razmotrite različite pristupe razvoju kompetencija uključujući kombinaciju formalnih i neformalnih metoda razvoja (npr. edukacije i mentorstvo).
• Stvorite razvojni plan s jasnim ciljevima i tačkama praćenja napretka. 

Nekoliko završnih saveta

Dok prolazite kroz rezultate, povežite uvide s početnim razgovorom o kontekstu. Pokažite empatiju, naročito ako rezultati nisu većinom pozitivni ili su drugačiji od onoga što je osoba koja prima Vaš feedback očekivala. Budite spremni da pogledate rezultate iz druge perspektive – ponekad ćete videti stvari koje Vaš sagovornik ne vidi. Budite podrška – zapamtite da je ovo proces rasta i razvoja. 

U 360 Halo Feedback procesu, upitnici se popunjavaju digitalno i uključuje najbliže saradnike procenjivanog: nadređene, podređene, kolege, klijente i partnere. Pokazao se kao odličan razvojni alat – bilo da se procenjivana osoba razmatra za novi poziciju ili se želi razvijati u okviru pozicije u kojoj je. Preporučujemo ga i u slučaju kada u organizaciju dođu talenti kojima je potrebno usmerenje u cilju njihovog što boljeg uključivanja u dalje razvojne korake. 

Ukoliko želite da saznate više, obratite nam se na kontakt@lq.hr.

Izvor: Halo Feedback: Giving 360 Degree Feedback – Tips for Managers and Coaches