5 koraka za bolje delegiranje poslova

Ako stvarno želite da rastete kao preduzetnik, morate naučiti delegirati, rekao je jednom poznati preduzetnik Richard Branson. Delegiranje se ne tiče samo Vašeg rasta nego i rasta osobe kojoj delegirate. Dakle, nemojte biti sebični! Razvoj osoba u Vašem timu, njihovo osnaživanje i podizanje morala deo je Vaše dužnosti kao odgovornog lidera.

 Zašto uopšte delegirati?

Zbog rasterećenja, uštede vremena, motivacije saradnika i mogućnosti bolje prioretizacije Vaših zadataka – što znači da Vama ostaje više vremena za najbitnije menadžerske poslove. Ako delegiranje poslova odradite na pravi način, koristi su višestruke. Zaposleni će biti zadovoljniji i produktivniji, delegiranje će povećati Vaše samopouzdanje, šansu za napredovanje i, najvažnije, bićete zadovoljniji. 

Osim očiglednih praktičnih prednosti, delegiranju idu u prilog i brojke. Prema Gallupovoj studiji, izvršni direktori koji su izvrsni u delegiranju ostvaruju 33% veći prihod. Izvrsni menedžeri znaju da ne mogu sve postići sami. Prepuštanjem zadataka članovima svog tima, omogućuju da zadatak dobije veću razinu posvećenosti. A veća posvećenost, logično, povećava sveukupnu produktivnost. 

Znamo da delegiranje može biti veliki izazov za preduzetnike i razumemo strah od prepuštanja kontrole. Strah može biti praćen tmurnim predviđanjima da će se sastav raspasti, procesi zastati, kupci nestati, a novac ispariti. Jednostavno osvestite da Vam je vreme najvažniji resurs. Ako sve radite sami, rast i razvoj moguć je samo do jednog trenutka, jer, kao i svako živo biće, i Vi imate granice.

Posmatrajte delegiranje poslova kao priliku za povećanje kvaliteta vlastitog života i života zaposlenih. Vrhunskim ljudima treba odgovornost i autonomija – bez toga će otići, a vama će ostati oni prosečni. To znači da ćete i dalje morati stalno preuzimati na sebe sve odluke. 

Ono što možemo reći iz našeg iskustva je da se nesposobnost delegiranja zadataka pokazala kao ozbiljan problem u funkcionisanju kompanija.

Nakon što ste identifikovali svoje ključne zadatke i rešili svoje prioritete, svi ostali se mogu delegirati po sledećem sistemu: 

1. Analiza zadatka 
2. Izbor osobe  
3. Prenos zadatka  
4. Praćenje 
5. Analiza rezultata i feedback

Čini Vam se zanimljiva tema? Budite u toku s novim tekstovima!

PRIJAVITE SE NA NEWSLETTER

1. Analiza zadataka 

Razradite aktivnosti i pod-aktivnosti koje je neophodno izvesti, zatim prenesite svojim kolegama konkretna i jasna uputstva za zadatak. Pazite da ne upadnete u zamku zvanu mikromenadžment, koja podrazumeva preterano objašnjavanje i davanje gotovih rešenja. 

Ono što je takođe bitno razraditi u ovoj fazi su rokovi i odgovornosti. Nemojte delegirati zadatak na više osoba. To mora biti jedna osoba koja je najkompetentnija i kojoj je precizno objašnjeno šta se i do kada od nje očekuje. Iako imate tim koji odlično funkcioniše, pojedinac je nositelj odgovornosti za postizanje rezultata. 

U ovoj fazi skicirajte sledeće: 

• Šta je potrebno uraditi? (sadržaj) 
• Ko to treba da uradi? (osoba) 
• Zašto to treba da se uradi? (motivacija, cilj) 
• Kako to uraditi? (opseg, pojedinosti) 
• Do kada to uraditi? (termini) 

Sabri Suby, preduzetnik koji vodi najbrže rastuću australijsku agenciju za digitalni marketing, u knjizi Sell like crazy kaže da samo 4% vaših aktivnosti svaki dan značajno pokreće vaš posao napred. Ostalih 96% stvari još treba obaviti, ali ih ne biste trebali obaviti vi: Ne biste trebali ulagati svoje vreme u dosadne zadatke male vrednosti. Jer svaka minuta koju potrošite na zadatke male vrednosti ili gašenje požara je vreme oduzeto područjima vašeg poslovanja koja imaju najviše uticaja i najveći potencijal da zaradite novac, smatra Sabri. 

O posledicama lošeg delegiranja, tj. šta kada proces delegiranja zakaže te se majmun kojeg ste prebacili vrati na Vaše rame, pročitajte u sledećem tekstu.

 2. Izbor osobe

Više od 75% vlasnika kompanija reklo je da osećaju posledice sagorevanja na poslu te veliki broj njih radi vikendom i praznicima. U potrazi za pomoći pri obavljanju poslova, dosta menadžera nam je reklo da je pronalazak prave osobe najvažniji izazov. 

Kriterijumi koje treba uzeti u obzir su iskustvo na sličnim zadacima i projektima, te specifična znanja za obavljanje zadatka. Motivisanost osobe, njena želja za učenjem i plansko razvijanje karijere takođe su bitni faktori. Morate poštovati tuđe vreme, pa pri odabiru adekvatne osobe vodite računa da li je ona dostupna.

Naravno, ne može bilo ko da delegira bilo kome bilo šta. Svako od nas je drugačiji i ima mnogo psiholoških testova kojim se može izraditi izuzetno precizna procena. Preporučujemo vam odlične alate za procenu: Hogan i 360 feedback.

Zašto je bitna procena osobe kojoj nameravate da delegirate posao? 

Dobra procena zaposlenih je bitna kako biste upoznali njihove snage i slabosti. Što preciznije poznajete ljude u svom timu, to će Vam lakše biti da procenite šta kome možete delegirati. Ako mislite da Vi to možete učiniti bolje, svejedno delegirajte. Bitno je prepoznati i prihvatiti da samo zato što neko radi nešto drugačije od Vas, ne znači da radi pogrešno. Na kraju dana, najbitnije je da su zadati ciljevi ostvareni. 

Dok delegiranje može biti učinkovito za one koji delegiraju, jedno istraživanje pokazuje da može imati neželjene negativne posledice na one na koje se delegira. Ako zaposleni misle da njihov menadžer samo prosleđuje neželjene zadatke, moguće je da će ići linijom manjeg otpora te neće dati sve od sebe.

Pri odabiru adekvatne osobe, imajte na umu i da ljudi neće sami odmah preuzeti na sebe autonomiju i odgovornost ako na to nisu naviknuti. Ako odjednom prepustite previše toga, mogu nastati haos i nesigurnost. Takvi organizacioni modeli menjaju se postepeno, organizovano, s puno strpljenja.

Za uspešno delegiranje poslova morate otvoreno komunicirati i osigurati da vaši zaposleni razumeju namere, očekivanja i potrebe. 

3. Prenos zadatka 

Svi smo bar jednom u životu čuli: ako hoćeš da nešto bude urađeno kako treba, moraš to uraditi sam. Međutim, ako ste preterano oslonjeni na vlastiti način rada i smatrate ga nezamenjivim, nikada nećete naučiti dobro delegirati.  

Poslušajte Theodora Roosevelta, koji je rekao sledeće: Najbolji menadžer je onaj koji ima dovoljno razuma da odabere dobre ljude da rade ono šta želi, i dovoljno suzdržan da se ne meša s njima dok to rade.

O čemu morate voditi računa pri prenosu zadatka na osobu kojoj delegirate? 

O jasnim uputstvima – ne možemo naglasiti koliko je ovo bitno! I ne samo to, nego i potvrda razumevanja zadanog zadatka. Prenošenje ovlašćenja i zadataka mora biti apsolutno jasno, jer se ne želite dovesti u situaciju da ste nešto podrazumevali, a niste iskomunicirali. Druga osoba možda to nije podrazumevala, što dovodi do toga da zadatak ostane polovično obavljen, loše obavljen ili još gore – neobavljen. Dobra komunikacija je pola posla. 

Jedna od čari umetnosti uspešnog delegiranja je da će Vas pomaknuti od “operatera” do “kontrolora”. Biti dobar vođa zahteva prepuštanje kontrole, te bi se trebali potruditi da ne govorite drugima kako da rade. Ne treba da budete svakom loncu poklopac i nemojte potpasti pod zamku svog ega. Delegiranje zahteva poverenje da će ljudi koje ste zaposlili obaviti sjajan posao, a coaching način upravljanja, koji primenjujemo u LQ-u, nas uči da su ljudi suštinski dobri i da žele raditi svoj posao najbolje moguće. 

Nažalost, svi možemo posvedočiti da to u našim krajevima ponekad nije praksa. Današnji sastavi upravljanja podrazumevaju da menadžer donosi sve odluke, čak se po tome i procenjuje njegova vrednost. Nigde nema kompetencije koja se zove: sposobnost davanja donošenja odluka drugima.  

U knjizi Reinventing organizations Frederic Laloux kaže da je slobodno odlučivanje uz obvezu savetovanja s onima kojih se to tiče, osnova samoupravljivih organizacija današnjice. Samoupravljive organizacije nastale su u zadnjih 20-tak godina i pokazuju neverovatan uspeh u svim segmentima ocenjivanja kao što su rast prihoda, profita, broja i zadovoljstva ljudi. Tajna se krije u malom broju menadžerskih i centralnih funkcija te maksimalnoj uključenosti ljudi po principu samoupravljivosti. Više o samoupravljanju, koje počiva na delegiranju, pročitajte u tekstu Alana Žepeca. 

4. Praćenje 

Izuzetno je važno uspostaviti komunikacijski kanal kako bi se osoba kojoj delegirate posao osećala ugodno postavljati pitanja i pružati informacije o napretku. Ovo nije slučaj u kojem ste bacili vrući krompir, delegirali ste zadatak i nepovratno je otišao u zaborav. Ideal je pronaći način kako pratiti napredak na tom putu, ali tako da toj osobi ne stanete na put. Dogovor za redovite termine sastanaka i pružanje povratnih informacija tokom celog projekta može pomoći u tome. 

Možda ćete biti u iskušenju da ne delegirate, jer izvršenje zadatka koji prenosite nekome neiskusnom može trajati tri puta duže nego da ga sami obavite. Budite strpljivi i prisetite se Vaših početaka – veštine se stiču vremenom. 

Uz dobru organizaciju neće biti teško pratiti rad i rezultate onih kojima ste delegirali zadatke. U zavisnosti od vrste zadatka, možete obilaziti teren, održavati dnevne kratke stand –up sastanke, imati redovni nedeljni termin sastanaka i koristiti razne alate za praćenje izvršenja zadataka. 

Naročito važan korak u ovoj fazi, pogotovo za perfekcioniste je dopuštanje neuspeha. Morate to učiniti – ne samo zbog Vaših zaposlenih, već zato što će omogućiti eksperimentiranje i osnažiti ljude kojima dodeljujete zadatke na inovacije u poslu. 

Zašto neki ljudi kiksnu pri delegiranju pročitajte u tekstu. 

Želite naučiti više o delegiranju? Slobodno nas kontaktirajte. 

KONTAKTIRAJTE NAS 

5. Analiza rezultata i feedback 

Poslednji korak podrazumeva utvrđivanje uspešnosti delegiranog zadatka, zatim šta smo naučili i feedback. 

Osim praćenja napretka, takođe treba da pružite povratne informacije svojim zaposlenima nakon što su zadaci koje ste delegirali dovršeni. U kojoj meri je rezultat zadatka ispunio očekivanja? U slučaju da zadatak nije dovršen kako je očekivano, nemojte se plašiti da ponudite konstruktivnu kritiku. Detaljno o davanju feedback-a možete pročitati u tekstu.  

Postoje četiri vrste feedback-a: redovni, korektivni, integralni i godišnji razgovor. Sva četiri tipa treba da imaju u sebi SPU princip: 

S: situacija uz koju je vezan feedback
P: ponašanje koje je osoba pokazala u toj situaciji
U: uticaj koje je takvo ponašanje imalo na osobu koja daje feedback, ostatak tima ili rezultat

Važan deo napredovanja svakog zaposlenog je učenje. Jedan od najboljih načina učenja je učenje uz rad. Prepoznajte sa zaposlenim koje su to nove veštine ili znanja razvijene tokom rada na delegiranom zadatku.  

Ljubavni gurui kažu da nas odavanje priznanja drugima čini automatski privlačnijima. Iako to nije tema ovog teksta, suština je ista – ne propuštajte dati zasluge. Nakon što ste delegirali zadatke i oni su bili dovršeni, uvažite trud! Priznavanje uspeha povećava angažman zaposlenog. A njihov uspeh je ustvari vaš najveći uspeh. 

Pošto ste im pružili „vetar u leđa,“ ljudi će rado preuzimati zadatke i pomagati Vam u budućnosti.

Za kraj, navodimo karakteristike po kojima se možete orijentisati da biste dali dobar feedback:

• recite odmah/ neposredno nakon situacije/ zadatka

• kod negativnog (korektivnog) feedback-a, dajte ga ”u četiri oka”

• kod primanja feedback-a, samo biste trebali reći „hvala”, bez opravdavanja / objašnjavanja svoje strane

• pružite osvrt na situaciju (konkretne činjenice, rezultati, rokovi i sl.)

• pružite osvrt na ponašanje (šta je bilo dobro, a šta ne baš u odnosu na situaciju)

• pružite osvrt na uticaj (kakav učinak na posao / rezultate i sl. je imalo to ponašanje u toj situaciji)

• zahvalite se i za pozitivan i za korektivan feedback – prvi je uvek lepo čuti, a drugi nam pomaže da budemo što bolja verzija sebe

Ako niste sigurni kako stojite s delegiranjem, možete uraditi ovaj kviz sa mindtools.com.

Autorka: Glorija Smiljanić